E-Rechnung-Pflicht 2025–2028: Fristen, Formate & Umsetzung
Die E-Rechnung ist in Deutschland keine Kür mehr, sondern Pflicht. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen im B2B-Bereich elektronische Rechnungen empfangen können – und in den nächsten Jahren kommt schrittweise auch die Pflicht zum Versand. Wer jetzt vorbereitet ist, spart später Stress, Papier und Kosten.
Dieser Leitfaden erklärt verständlich, was eine E-Rechnung überhaupt ist, ab wann welche Frist gilt, welche Formate erlaubt sind und was Sie – gerade als kleines Unternehmen – konkret tun sollten.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz nach der EU-Norm EN 16931. Sie wird nicht nur angezeigt, sondern kann von Software automatisch ausgelesen und verarbeitet werden. Wichtig: Eine einfache PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung – sie gilt rechtlich als „sonstige Rechnung“.
Der Unterschied liegt im Inhalt: Statt eines Bildes, das ein Mensch ablesen muss, enthält die E-Rechnung die Rechnungsdaten als klar definierte Felder (Betrag, Steuer, Leistung, Empfänger…). Das reduziert Tippfehler, spart Zeit und macht die Buchhaltung revisionssicher.
Ab wann gilt die Pflicht? (Fristen)
Der wichtigste Punkt zuerst: Der Empfang von E-Rechnungen ist seit dem 1. Januar 2025 für alle inländischen B2B-Unternehmen Pflicht. Für den Versand gelten gestaffelte Übergangsfristen nach Umsatz.
| Ab wann | Was gilt |
|---|---|
| 01.01.2025 | Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können |
| 2025–2026 | Übergang: Papier- und PDF-Rechnungen dürfen weiter versendet werden |
| 01.01.2027 | Unternehmen mit über 800.000 € Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen versenden |
| 01.01.2028 | Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen versenden |
Praktisch heißt das: Sie sollten heute schon E-Rechnungen empfangen und lesen können. Beim Versand haben kleinere Betriebe noch etwas Zeit – wer aber ohnehin eine neue Buchhaltung oder Website plant, stellt am besten gleich richtig um.
Erlaubte Formate: XRechnung & ZUGFeRD
Zulässig ist jedes Format, das der Norm EN 16931 entspricht. In Deutschland haben sich zwei Formate durchgesetzt: XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (ein Hybrid aus PDF und eingebettetem XML) – ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL.
| Format | Aufbau | Gut geeignet für |
|---|---|---|
| XRechnung | reines XML (nur Daten) | Rechnungen an Behörden & große Empfänger |
| ZUGFeRD | PDF + eingebettetes XML | gemischte Empfänger – Mensch & Maschine lesen dasselbe Dokument |
Für die meisten kleinen Unternehmen ist ZUGFeRD praktisch: Der Empfänger sieht weiterhin eine ganz normale PDF, während im Hintergrund die strukturierten Daten mitreisen. Ihre Software wählt das passende Format – Sie müssen das nicht selbst entscheiden.
Was Sie jetzt tun sollten
In drei Schritten sind Sie auf der sicheren Seite: E-Rechnungen empfangen & archivieren können, den Versand vorbereiten und Ihre Stammdaten prüfen. Am einfachsten geht das mit einer Software, die beides abdeckt.
- Empfang sicherstellen: Ein E-Mail-Postfach für Rechnungen und eine Software, die XRechnung/ZUGFeRD lesbar darstellt und GoBD-konform ablegt.
- Versand vorbereiten: Prüfen, ob Ihr Rechnungsprogramm E-Rechnungen erzeugen kann – sonst rechtzeitig wechseln.
- Stammdaten pflegen: Korrekte Umsatzsteuer-ID, Leitweg-ID (bei Behörden) und vollständige Kundendaten hinterlegen.
- Team informieren: Wer Rechnungen schreibt, sollte wissen, was sich ändert – die Umstellung ist mehr Routine als Technik.
Was kostet die Umstellung?
Der reine Empfang kostet oft nichts – es gibt kostenlose Viewer für XRechnung/ZUGFeRD. Für das Erstellen und Verwalten nutzen viele eine Buchhaltungssoftware ab etwa 0–30 € pro Monat. Eine individuelle, in die eigene Website integrierte Lösung beginnt bei KJC Digital ab 1.500 € – ohne Lizenzgebühren pro Nutzer.
Rechenbeispiel: Wer Angebot, Rechnung, E-Rechnung und Beleg-Ablage in einer Software zusammenführt, spart nicht nur Lizenzkosten, sondern vor allem Zeit – jede Rechnung entsteht in Minuten statt in wiederholtem Abtippen.
Häufig gestellte Fragen
Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?
Empfang seit 1. Januar 2025 für alle inländischen B2B-Unternehmen. Versand ab 2027 (über 800.000 € Umsatz) bzw. ab 2028 (alle).
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Nein. Eine einfache PDF gilt als sonstige Rechnung. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach EN 16931 (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD).
Welche Formate sind erlaubt?
Alle Formate nach EN 16931 – in Deutschland vor allem XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (ohne die Profile MINIMUM und BASIC-WL).
Was muss ich als kleines Unternehmen jetzt tun?
E-Rechnungen empfangen und revisionssicher archivieren können. Den Versand können Sie je nach Umsatz bis 2027/2028 vorbereiten.
Gilt das auch für Kleinunternehmer?
Auch Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können. Für Details zu Ausnahmen beim Ausstellen fragen Sie Ihre Steuerberatung.
Fazit: Jetzt vorbereiten, später entspannt sein
Die E-Rechnung kommt in Stufen – der Empfang ist bereits Pflicht, der Versand folgt 2027 und 2028. Die Umstellung ist kein Kraftakt, wenn Sie eine Software nutzen, die E-Rechnungen erstellt, empfängt und GoBD-konform ablegt. Wer früh umstellt, spart ab sofort Papier, Zeit und Nerven.